La situazione
La stagione delle gare d’appalto è andata bene. Hai rispettato il budget, i tuoi fornitori abituali si sono dati da fare e l’unico operatore che ha presentato un’offerta stranamente bassa si è aggiudicato un bel contratto.
A febbraio si sono stretti tutti la mano.
Ad agosto, però, la linea merci ha superato il budget… di nuovo.
Chiedi in giro e ti guarderanno tutti perplessi, perché le tariffe contrattuali non sono mai cambiate e nessuno riesce a individuare da dove provenga la fuga.
Su KBX Logistics™, decenni di esperienza nel trasporto delle nostre merci ci hanno insegnato esattamente come può succedere. La copertura inizia a vacillare sulle tratte in cui il vettore ha applicato tariffe troppo aggressive, i camion arrivano nei momenti meno opportuni, le banchine si intasano e i costi di recupero cominciano a comparire in bilanci che non hanno nulla a che vedere con il trasporto.
La differenza tra il costo per carico e il costo totale del trasporto smette di essere solo un concetto nel momento stesso in cui la tua merce viene caricata.
Costo per carico vs. costo totale di trasporto
I professionisti del settore dei trasporti usano questi termini in modo un po’ approssimativo, quindi cerchiamo di definirli. Il costo per carico è la cifra indicata nel foglio di offerta, che comprende il trasporto di linea e il carburante per una singola spedizione. Il costo totale del trasporto è tutto ciò che la rete ha effettivamente speso nell’arco di 12 mesi: i costi spot, i supplementi, i sinistri, le spedizioni urgenti e gli straordinari dei pianificatori che nessuno registra.
Il tuo team controlla il primo importo fino all’ultimo centesimo. Il secondo, invece, viene scoperto per lo più alla fine dell’anno.
Il 2026 ha fatto divaricare quei due numeri come non si era mai visto prima. La spesa nazionale per il trasporto merci è aumentata del 28,1% nel secondo trimestre rispetto a un anno fa, con un calo delle spedizioni del 2,8%, e il capo economista dell’ATA ha attribuito questo fenomeno all’esaurirsi della capacità di trasporto sul mercato.
Una tariffa contrattuale che fin dall’inizio era troppo bassa ha un nome, dal punto di vista del trasportatore: “tariffa di facciata”. Le tariffe di facciata vengono firmate e festeggiate, e poi il trasportatore smette di rispondere alla richiesta di offerta.
Lo Spot Board è il primo a raccogliere
Da Dallas ad Atlanta, furgone chiuso, 790 miglia, 20 carichi a settimana, aggiudicato a 2,14 dollari contro un’altra offerta di 2,29 dollari. Il risparmio ammonta a 118 dollari a carico, circa 123.000 dollari all’anno, e se la storia finisse qui, questo articolo non esisterebbe.
La triste realtà è che non è mai la fine della storia.
Intorno a giugno, la compagnia principale inizia a respingere le offerte, in linea con l’andamento del mercato: FreightWaves riporta registrato un tasso di rifiuto a livello nazionale del 14,36% rispetto a una media semestrale del 10,9%, e i rifiuti si concentrano sulle tratte con prezzi inferiori ai costi di gestione. Se respingi il 14% di 1.040 carichi, finisci per acquistare circa 146 incarichi dalla bacheca spot a 3,50 dollari al miglio, diciamo 1.075 dollari in più per carico, 157.000 dollari all’anno.
Totale finora: 123.000 dollari risparmiati, 157.000 dollari spesi per cercarli. E i camion economici sono sempre più rari da quando la FMCSA ha introdotto regola della FMCSA sulla patente CDL per i non residenti è entrata in vigore a marzo. Francamente, questo è uno dei motivi per cui le reti che includono una tratta ferroviaria hanno avuto un’estate più tranquilla rispetto a quelle .
Quattro ore alla porta 12
Poi c’è la sosta, che sulla carta si nota a malapena. L’ATRI ha cronometrato i conducenti in attesa a il 39,3% dei controlli a livello nazionale, mentre per i trasportatori del mercato spot, quelli che ora trasportano le tue merci rifiutate, la percentuale sale al 42,5%. Un autista si presenta alle 6 del mattino, gli assegnano la porta 12 alle 10, parte alle 2, e la sosta era prevista per due ore. Moltiplica questo dato per 146 carichi spot.
Che una fattura venga mai pagata o meno è quasi irrilevante, dato che meno della metà delle fatture per i tempi di attesa viene pagata. I corrieri si sistemano a livello operativo. I tuoi carichi scivolano in fondo alla coda delle spedizioni, la tua struttura riceve una valutazione sulle app degli autisti e, entro la primavera, ogni offerta che ricevi include già il tempo di carico nel prezzo.
Un avviso di permanenza lo rileva già nella seconda settimana. La stagione delle offerte lo rileva nel secondo anno.
Le vendite coprono i chargeback
L’ultima parte dei costi non rientra affatto nel budget dei trasporti, ed è per questo che supera ogni verifica.
Un appuntamento saltato viene registrato come “urgente” nel registro dei trasporti, poi diventa uno storno per non conformità nel settore retail che va a incidere sul margine di vendita (Gli spedizionieri di beni di largo consumo e alimentari conoscono questa tassa a memoria), e infine un aumento delle scorte di sicurezza perché il reparto pianificazione ha smesso di fidarsi dei tempi di transito.
In nessuna di quelle voci compare la parola “trasporto”.
È proprio questo il meccanismo che mantiene in vita il principio dell’offerta più bassa. Chi ha assegnato l’appalto può mostrare le ricevute dei risparmi ottenuti, mentre i danni si distribuiscono su quattro dipartimenti e nessun rapporto mensile li riunisce mai. I tuoi colleghi lo sentono già sulla propria pelle: secondo KPMG, il 77% dei dirigenti degli appalti che definiscono le interruzioni nella catena di approvvigionamento il loro principale rischio esterno.
La soluzione pratica parte da un modello di costo che segue la merce oltre la fattura.
Cosa avrebbe dovuto chiedere la richiesta di offerta
Tutto questo pasticcio risale a un pomeriggio di febbraio, quando sono state valutate le offerte e nessuno ha fatto domande che avrebbero potuto far emergere il problema.
Cinque domande da porre durante la procedura di richiesta di offerta:
- Accettazioni rispetto alle offerte per tratta, non a livello di rete: chiedi i dati relativi a 12 mesi di “accettazioni rispetto alle offerte” per le tue coppie di origine-destinazione effettive, suddivisi per mese. Una media di rete del 95% può nascondere una tratta nel sud-est che registra solo il 70% ogni luglio, ed è proprio il dato di luglio quello che stai acquistando.
- Una risposta chiara sul divario: quando ricevi un’offerta inferiore dell’8% o più rispetto al secondo classificato, chiedi al vettore di spiegarti come è arrivato a quel prezzo. La risposta che cerchi deve riguardare la densità dei viaggi di ritorno o una flotta dedicata già presente in quel mercato; qualsiasi spiegazione più vaga significa che hanno valutato male il tuo carico e che ne pagherai le conseguenze entro il terzo trimestre.
- Condizioni relative alle ore di fermo che puoi far valere: fatti mettere per iscritto il tempo gratuito, la tariffa oraria e l’eventuale limite massimo, poi chiedi chi copre le ore di fermo quando un vettore occasionale prende il carico al posto di quello con cui hai un contratto. La maggior parte degli spedizionieri scopre la risposta a questa seconda domanda ad agosto, sulla fattura.
- Il fascicolo di verifica, per iscritto: chiedi come un vettore viene viene inserito, cosa viene verificato al momento dell’iscrizione e con quale frequenza vengono effettuati controlli successivi al primo anno. La Corte Suprema ha stabilito all’unanimità a maggio che le cause per assunzione negligente contro i broker possono procedere ai sensi della legge statale, il che renderà questi processi ancora più cruciali.
- Controlli antifrode e di identità: CargoNet ha registrato perdite per furti di merci pari a 304,6 milioni di dollari nel secondo trimestre, il doppio rispetto all’anno precedente, con una media di 564.009 dollari per singolo episodio; il punto di accesso più frequente è stato l’account e-mail compromesso, più che qualsiasi elemento fisico. Quindi chiediti cosa succede tra l’emissione della bolla di consegna e l’arrivo del camion. Un carico con doppio intermediario ti arriva presentandosi come la migliore offerta della settimana.
KBX: il cliente al primo posto
Uno dei motivi per cui vediamo chiaramente questo schema? Abbiamo vissuto la situazione dal punto di vista dello spedizioniere.
KBX è stata creata per gestire i trasporti di Georgia-Pacific, e per decenni a valutare il nostro lavoro erano i direttori di stabilimento e i responsabili della catena di approvvigionamento che avevano l’ufficio in fondo al corridoio. Quando la rete dava qualche problema, lo sapevamo già all’ora di pranzo.
Il modello ha dato i suoi frutti. KBX ora gestisce oltre 2,5 miliardi di dollari di merci all’anno, e le procedure operative sono state trasferite integralmente alle reti esterne.
Georgia-Pacific ha ridotto le spese di trasporto del 57% grazie a noi. Quando l’uragano Milton ha paralizzato metà della Florida, abbiamo aiutato a DEPCOM Power a mantenere in movimento le proprie merci. I nostri servizi di gestione delle spedizioni prevedono tariffe calcolate sull’intera rete, quindi i costi spot, i tempi di fermo, i chargeback e tutto il resto sono già inclusi nei nostri calcoli, invece di rimanere nascosti nei tuoi.
Prima del tuo prossimo evento di gara, inviaci i tuoi dati. Faremo un’analisi dei costi totali di trasporto e ti mostreremo dove potrebbero nascondersi dei margini di risparmio nella tua rete. E, se per caso l’offerta più economica dovesse superare la nostra analisi, saremo i primi a dirtelo.