La situación
La temporada de licitaciones ha ido bien. Te has quedado por debajo del presupuesto, tus proveedores habituales se han puesto las pilas y la única empresa que presentó una oferta extrañamente barata se ha llevado un buen contrato.
En febrero, todo el mundo se dio la mano.
Pero, cuando llega agosto, la línea de mercancías se ha pasado del presupuesto… otra vez.
Pregunta por ahí y te mirarán con cara de desconcierto, porque las tarifas del contrato nunca han variado y nadie sabe a ciencia cierta de dónde viene la fuga.
En KBX Logistics™, décadas transportando nuestra propia mercancía nos han enseñado exactamente cómo puede pasar esto. La cobertura empieza a fallar en las rutas en las que el transportista ha fijado precios demasiado agresivos, los camiones llegan en los peores momentos, se acumulan los retrasos en los muelles y empiezan a aparecer costes de recuperación en presupuestos que no tienen nada que ver con el transporte.
La diferencia entre el coste por carga y el coste total del transporte deja de ser solo un concepto en cuanto tu carga está dentro.
Coste por carga frente al coste total del transporte
Los profesionales del transporte usan estos términos de forma un poco imprecisa, así que vamos a definirlos. El coste por carga es la cifra que aparece en la hoja de presupuesto, que incluye el transporte de larga distancia y el combustible de un envío. El coste total del transporte es todo lo que la red ha gastado realmente a lo largo de 12 meses: los gastos de cobertura al contado, los recargos, las reclamaciones, los envíos urgentes y las horas extras del planificador que nadie registra.
Tu equipo revisa la primera cifra hasta el último céntimo. La segunda suele salir a la luz al final del año.
En 2026, la diferencia entre esas dos cifras ha sido mayor que nunca. El gasto nacional en transporte de mercancías se situó un 28,1 % más en el segundo trimestre que hace un año, con un 2,8 % menos de envíos, y el economista jefe de la ATA lo achacó a la reducción de la capacidad en el mercado.
Una tarifa contractual que ya de entrada era demasiado baja tiene un nombre desde el punto de vista del transportista: «tarifa de papel». Las tarifas de papel se firman y se celebran, y luego el transportista deja de responder a la licitación.
El Spot Board se lleva el primer puesto
De Dallas a Atlanta, camión de carga seca, 790 millas, 20 cargas a la semana, adjudicado a 2,14 dólares frente a una segunda oferta de 2,29 dólares. El ahorro supone 118 dólares por carga, unos 123 000 dólares al año, y si la historia acabara ahí, este artículo ni siquiera existiría.
La triste realidad es que nunca es el final de la historia.
Por junio, la empresa empieza a rechazar ofertas, lo que refleja la tendencia del mercado: FreightWaves ha que el porcentaje de rechazos a nivel nacional es del 14,36 % frente a una media de seis meses del 10,9 %, y los rechazos se concentran en rutas cuyo precio por debajo de lo que cuesta el transporte. Si rechazas el 14 % de 1.040 cargas, acabas comprando unas 146 ofertas del mercado al contado a 3,50 dólares la milla, lo que supone unos 1.075 dólares extra por carga, o 157.000 dólares al año.
Recuento hasta ahora: 123 000 dólares ahorrados, 157 000 gastados en ir tras ellos. Y cada vez hay menos camiones baratos por ahí desde que la FMCSA norma sobre los permisos de conducir comerciales (CDL) para conductores no domiciliados entrara en vigor en marzo. Sinceramente, esa es parte de la razón por la que las redes que incluyen un tramo ferroviario han tenido un verano más tranquilo que las que operan .
Cuatro horas en la puerta 12
Lo siguiente es la parada, y apenas se nota en los datos. ATRI ha cronometrado a los conductores que esperan en el 39,3 % de los controles a nivel nacional, y en el caso de los transportistas del mercado al contado —los que ahora se encargan de tu carga rechazada—, el porcentaje es del 42,5 %. Un conductor se registra a las 6 de la mañana, le asignan la puerta 12 a las 10, sale a las 2, y la parada estaba presupuestada en dos horas. Multiplica eso por 146 cargas puntuales.
Que te llegue o no la factura es casi lo de menos, ya que se pagan menos de la mitad de las facturas por demora. Los transportistas se liquidan entre ellos a nivel operativo. Tus cargas van bajando en la cola de envíos, tu centro recibe una valoración en las apps de los conductores y, para primavera, todas las ofertas que recibas ya tendrán incluido el tiempo de carga y descarga en el precio.
Una alerta de morosidad lo detecta en la segunda semana. La temporada de ofertas lo detecta en el segundo año.
Las ventas se comen la devolución
El último tramo del coste queda totalmente fuera del presupuesto de transporte, y por eso pasa la auditoría sin problemas.
Una entrega fallida se registra como un envío urgente en el libro de cuentas del transporte y, después, se convierte en una devolución por incumplimiento de las normas de venta al por menor que se descuenta del margen de beneficio (Los transportistas de productos de gran consumo y alimentos se saben este «impuesto» de memoria), y luego en un aumento del stock de seguridad porque el departamento de planificación ha dejado de confiar en el tiempo de tránsito.
En ninguna de esas partidas aparece la palabra «flete».
Ese es el mecanismo que mantiene viva la «oferta más baja». La persona que adjudicó el contrato puede presentar justificantes de los ahorros, mientras que los perjuicios se reparten entre cuatro departamentos y ningún informe mensual los agrupa nunca. Tus compañeros ya lo notan: según KPMG, el 77 % de los responsables de compras que consideran la interrupción del suministro como su principal riesgo externo.
La solución práctica empieza con un modelo de costes que sigue el recorrido de la mercancía más allá de la factura.
Lo que debería haber preguntado la solicitud de propuestas
Todo este lío se remonta a una tarde de febrero, cuando se puntuaron las ofertas y nadie hizo ninguna pregunta que hubiera permitido detectarlo.
Cinco preguntas que tienes que hacer durante el proceso de solicitud de propuestas:
- Aceptación de ofertas por ruta, no por red: pide los datos de los últimos 12 meses sobre las ofertas aceptadas frente a las presentadas en tus pares de origen-destino reales, desglosados por mes. Una media de la red del 95 % puede ocultar una ruta del sureste que solo alcanza el 70 % cada mes de julio, y la cifra de julio es la que realmente te estás comprando.
- Una respuesta clara sobre la diferencia de precio: cuando te llegue una oferta un 8 % o más por debajo de la del segundo clasificado, pide al transportista que te explique cómo han llegado a esa cifra. La respuesta que buscas tiene que ver con la densidad de los viajes de vuelta o con una flota dedicada que ya esté en ese mercado; cualquier respuesta más vaga significa que han malinterpretado tu carga y que acabarás pagando el pato para el tercer trimestre.
- Condiciones de retención que puedes exigir: Pide por escrito el tiempo libre, la tarifa por hora y cualquier límite máximo; después, pregunta quién se hace cargo de la retención cuando un transportista ocasional se hace cargo de la carga en lugar del que tienes contratado. La mayoría de los expedidores descubren la respuesta a esa segunda parte en agosto, en una factura.
- El expediente de verificación, por escrito: Pregunta cómo se incorpora una empresa de transporte se incorpora, qué se comprueba al darse de alta y con qué frecuencia se vuelve a revisar el expediente después del primer año. El Tribunal Supremo dictaminó por unanimidad en mayo que las demandas por contratación negligente contra los corredores pueden seguir adelante según la legislación estatal, lo que hará que estos procesos sean aún más importantes.
- Controles contra el fraude y la suplantación de identidad: CargoNet registró 304,6 millones de dólares en pérdidas por robo de carga en el segundo trimestre, el doble que el año anterior, con un promedio de 564 009 dólares por incidente, y el correo electrónico comprometido como punto de entrada más frecuente que cualquier elemento físico. Así que pregúntate qué pasa entre el momento de la oferta y la llegada del camión. Una carga gestionada por dos intermediarios te llega como si fuera la mejor oferta de la semana.
KBX: «El cliente es lo primero»
¿Una de las razones por las que vemos este patrón tan claro? Porque lo hemos vivido desde el punto de vista del remitente.
KBX se creó para gestionar el transporte de mercancías de Georgia-Pacific, y durante décadas quienes evaluaban nuestro trabajo eran los directores de planta y los responsables de la cadena de suministro que tenían sus oficinas al final del pasillo. Cuando la red fallaba, ya nos enterábamos a la hora de comer.
El modelo se ha ampliado. Ahora, KBX gestiona más de 2.500 millones de dólares en transporte de mercancías al año, y los hábitos operativos se han trasladado tal cual a las redes externas.
Georgia-Pacific redujo el gasto en transporte en un 57 % con nuestra ayuda. Cuando el huracán Milton paralizó la mitad de Florida, ayudamos a a que la mercancía de DEPCOM Power siguiera circulando. Nuestros servicios de gestión de transporte se calculan teniendo en cuenta toda la red, así que los riesgos de los precios al contado, las demoras, los reembolsos… todo eso, lo incluimos en nuestros cálculos en lugar de que te quede fuera de los tuyos.
Antes de tu próxima licitación, mándanos tus datos. Haremos un análisis del coste total del transporte y te mostraremos dónde podría haber potencial de ahorro en tu red. Y, si por alguna razón la oferta más barata supera nuestro análisis, seremos los primeros en decírtelo.