Contratar a otro planificador de transporte es fácil de justificar cuando el volumen aumenta y tu mejor planificador está persiguiendo camiones a las 8 de la tarde. El equipo está desbordado, la mercancía se acumula y contratar a alguien más parece la solución más fácil.
Hasta que el mercado cambie y bajen los volúmenes.
Ahora te has quedado con el sueldo, los sistemas, el equipo directivo y todo lo demás que conlleva haber resuelto de forma permanente un problema de carga de trabajo que era temporal. Si haces eso con suficiente frecuencia, acabarás dirigiendo un departamento de transporte diseñado para los meses de mayor actividad del año.
Ahí es donde hemos visto que muchas empresas se equivocan con los costes de transporte. Presionan a los transportistas para que bajen las tarifas, pero no tocan su propio modelo operativo.
Transportábamos mercancías en Koch mucho antes de ofrecer soluciones de gestión de transporte a otras empresas. Así que sabemos bien de qué va esto.
Según nuestra experiencia, si quieres convertir los gastos de transporte en un coste variable, tienes que empezar por plantearte una pregunta más difícil:
¿Qué tareas deberían figurar realmente en tu nómina y por qué sigues pagando ciertas cosas durante todo el año simplemente porque siempre lo has hecho así?
¿Qué parte de tu factura de transporte corresponde realmente a gastos fijos?
Si quieres saber qué parte de tu operación de transporte es realmente fija, no empieces por las tarifas de los transportistas. Empieza por todo aquello por lo que sigues pagando cuando baja el volumen.
Eso significa los planificadores, el TMS, las integraciones, las herramientas de verificación, las suscripciones a servicios de comparativas y los contratos que se renuevan tanto si transportas 4.000 cargas como si transportas 2.000.
La mayoría de las empresas no tienen una visión clara de esa cifra porque los costes están repartidos entre distintos presupuestos. El departamento de Operaciones se encarga de las nóminas. El de TI, del software. El de Compras se ocupa del resto. Cada gasto parece razonable por sí solo, así que nadie se molesta en calcular a cuánto ascienden en total.
Pero se van acumulando enseguida.
El sector logístico paga ahora ronda los 126 400 dólares, y la licencia en sí puede costar tan solo aproximadamente una cuarta parte del coste total de un TMS, antes de los trabajos de integración empezan a acumularse.
¿Por qué los gastos fijos de transporte son ahora más arriesgados que en 2023?
Allá por 2023, te podías permitir llevar más carga de más porque el mercado era inusualmente tolerante. Había capacidad por todas partes, las tarifas al contado estaban bajas y un buen planificador podía disimular muchas ineficiencias simplemente buscando otro camión.
Desde entonces, ese margen se ha ido reduciendo. Las empresas de transporte siguieron abandonando el mercado, mientras que las medidas de control redujeron el número de conductores, y en junio, el transporte tarifas de los camiones de carga completa , sin contar el combustible, eran un 13 % más altas que el año anterior.
Mientras tanto, tu nómina no se ha reducido para nada.
Ahora estás pagando más por transportar la mercancía, pero sigues contando con el equipo que se formó para un mercado más fácil. Incluso el transporte ferroviario y el intermodal merecen un análisis más detallado en algunas rutas, lo que plantea otro problema: la mayoría de los equipos del segmento medio del mercado no tienen esa experiencia en la reserva.
¿Cómo consiguen las soluciones de gestión de transporte convertir el transporte en un coste variable?
Soluciones para la gestión del transporte de mercancías cambian lo que tienes que gestionar. En lugar de contar con suficientes planificadores, tecnología, las relaciones con los transportistas y los gastos generales de apoyo en la contabilidad para lo que sea que te depare el mes que viene, compras la capacidad a medida que se transporta la mercancía.
A medida que aumenta el volumen, tus gastos suben con él. Cuando el volumen baja, no te ves obligado a seguir pagando por una operación dimensionada para los momentos de mayor actividad.
Ese es el atractivo para un director financiero. La gestión de costes es ahora la principal preocupación interna para más de la mitad de los directores financieros norteamericanos, y se está presionando a los equipos financieros para que adopten estructuras de costes que puedan adaptarse a la demanda.
Con el transporte de mercancías puede pasar lo mismo. En lugar de contratar personal cada vez que el volumen supera la capacidad del equipo, los envíos pueden aumentar sin que el departamento tenga que crecer al mismo ritmo.
¿Hacer que el transporte de mercancías sea variable lo abarata de verdad?
A veces. Pero hacer que el transporte de mercancías sea variable y hacerlo barato son dos cosas distintas.
Mañana mismo puedes subcontratar todos los envíos y obtener un precio claro por envío. Pero eso aún no te dice cuánto cuesta realmente el transporte. Los recargos, las demoras, los envíos urgentes y los fallos en el servicio suelen aparecer después de que la hoja de tarifas parezca estupenda.
Lo mismo pasa con la capacidad. Un precio por carga bajo no sirve de mucho cuando las ofertas empiezan a ser rechazadas, sobre todo en un mercado en el que la volatilidad se ha convertido en parte del entorno operativo.
Lo mejor es ver si tu proveedor tiene algún incentivo para reducir tu coste total. Si ganan más cuando envías a un precio más caro, no esperes que te digan por iniciativa propia que conviene agrupar tres envíos.
La variable funciona mejor cuando el coste y el riesgo son menores van en la misma dirección.
¿Cómo debería evaluar un director financiero las soluciones de gestión del transporte?
Cuatro preguntas que se han planteado a todos los proveedores. Nosotros incluidos.
1. ¿Cuánto estamos pagando por lo que tenemos hoy?
Pon todos los costes de sueldos, licencias, suscripciones, integraciones y asistencia técnica en una sola página. Si un proveedor no puede ayudarte a crear esa referencia, es que aún no conoce tu negocio lo suficientemente bien.
2. ¿Cuánto nos cuesta realmente el transporte de mercancías?
Deja a un lado la lista de tarifas y recopila los datos de los últimos 12 meses sobre recargos, retrasos, reclamaciones, envíos urgentes e incumplimientos en el servicio. El transporte de larga distancia nunca cuenta toda la historia.
3. ¿Qué pasa cuando varía el volumen?
Ejecuta el modelo con una caída del 25 % y una subida del 40 %. Un modelo de costes variables debería seguir teniendo sentido cuando el transporte de mercancías se complique, porque tarde o temprano acabará pasando.
4. ¿A quién le corresponde el resultado?
Cuenta los contratos, las facturas y los proveedores que gestionas hoy. Si esos no se reducen, es que en realidad no has simplificado nada.
Después, plasma las respuestas en un esquema que la junta pueda seguir, utilizando los parámetros de referencia del sectory un argumento claro sobre el retorno de la inversión en el transporte externalizado.
Si, después de eso, la opción de hacerlo internamente sigue siendo la mejor, hazlo internamente. Haz la comparación con sinceridady deja que sean los números los que decidan.
¿Cómo cambia las reglas del juego un proveedor creado por los propios transportistas, como KBX?
KBX Logistics™ aprendió cómo funciona el transporte de mercancías desde el lado de la mesa que lo pagaba.
Mucho antes de que empezáramos a ofrecer nuestras soluciones de gestión de transporte fuera de nuestras propias operaciones, ya transportábamos 8.000 cargas al día y gestionábamos 2.5 mil millones de dólares en transporte anualen más de 80 países para empresas de Koch.
Tuvimos que aguantar cada mala decisión de ruta, cada tramitación urgente innecesaria y cada dólar de gastos generales que se nos quedó tras el cambio en el volumen.
Hasta el día de hoy, esa historia sigue influyendo en cómo vemos una red.
Si lo mejor es usar tres carriles, lo diremos. Si el tren es mejor opción que el camión, lo planificaremos. Georgia-Pacific™ redujo los costes de envío en un 57 %al aplicar ese nivel de análisis a toda la operación.
Un proveedor creado por transportistas aborda el problema de otra manera, porque ya hemos estado en tu lugar como transportistas y nos hemos planteado la misma pregunta que tú: ¿por qué estamos pagando y seguimos necesitando tenerlo todo en propiedad?
Si quieres someter tu propia operación de transporte a esa misma prueba, ponte en contacto con nosotros.