É fácil justificar a contratação de mais um planeador de transportes quando o volume de trabalho aumenta e o teu melhor planeador está a correr atrás de camiões às 20h. A equipa está sobrecarregada, a carga está a acumular-se e contratar mais uma pessoa parece ser a solução mais fácil.
Até o mercado mudar e os volumes diminuírem.
Agora estás a arcar com os salários, os sistemas, a equipa de gestão e tudo o resto que veio junto com a resolução definitiva de um problema de carga de trabalho temporária. Se fizeres isso com frequência suficiente, vais acabar por gerir um departamento de transporte de mercadorias concebido para o(s) mês(es) de pico do ano.
É aí que temos visto muitas empresas a errarem nos custos de transporte. Passam o tempo a pressionar as transportadoras por causa das tarifas, mas não alteram o seu próprio modelo operacional.
Transportámos carga na Koch muito antes de começarmos a oferecer soluções de gestão de transporte a empresas externas. Por isso, sabemos bem do que se trata.
Pela nossa experiência, se quiseres transformar os custos de transporte numa despesa variável, tens de começar por fazer uma pergunta mais difícil:
Que tarefas devem mesmo constar na tua folha de pagamentos e o que é que estás a pagar o ano inteiro só porque sempre fizeste assim?
Que parte da tua fatura de frete corresponde, na verdade, a despesas fixas?
Se quiseres saber qual a parte das tuas operações de transporte que é realmente fixa, não comeces pelas tarifas das transportadoras. Começa por tudo aquilo que ainda estás a pagar quando o volume diminui.
Isso significa os planeadores, o TMS, as integrações, as ferramentas de verificação, as assinaturas de benchmarking e os contratos que se renovam quer transportes 4 000 cargas ou 2 000.
A maioria das empresas não tem uma visão clara desse valor porque os custos estão espalhados por diferentes orçamentos. O departamento de Operações fica responsável pela folha de pagamentos. O de TI, pelo software. O de Aprovisionamento fica com o resto. Cada despesa parece razoável por si só, por isso ninguém dedica muito tempo a analisar quanto é que tudo isso soma no total.
Mas acabam por se acumular rapidamente.
O salário na área da logística atualmente chega, em média, aos 126 400 dólares, e a licença em si pode custar apenas cerca de um quarto do custo total de um TMS, antes da trabalho de integração começarem a acumular-se.
Porque é que os custos fixos de frete são mais arriscados agora do que eram em 2023?
Em 2023, era possível dar-se ao luxo de transportar mais carga a mais, porque o mercado estava invulgarmente tolerante. Havia capacidade por todo o lado, as tarifas spot estavam baixas e um bom planeador conseguia disfarçar muita ineficiência simplesmente arranjando outro camião.
Desde então, essa margem tem vindo a diminuir. As transportadoras continuaram a sair do mercado, enquanto as medidas de fiscalização reduziram o número de motoristase, em junho, o transporte tarifas de transporte de carga completa , excluindo o combustível, estavam 13% mais altas do que no ano anterior.
Entretanto, a tua folha de pagamentos não ficou mais leve.
Agora estás a pagar mais para transportar a carga, mas continuas com a equipa criada para um mercado mais fácil. Até o transporte ferroviário e o intermodal merecem uma análise mais aprofundada em algumas rotas, o que cria outro problema: a maioria das equipas de médio porte não mantém essa especialização na reserva.
Como é que as soluções de gestão de transporte transformam o transporte num custo variável?
Soluções de gestão de carga mudam o que precisas de ter. Em vez de teres planeadores suficientes, tecnologia, relações com transportadoras e custos de apoio na contabilidade para o que quer que o próximo mês te reserve, adquieres a capacidade à medida que a carga é transportada.
À medida que o volume aumenta, as tuas despesas acompanham essa tendência. Quando o volume diminui, não ficas a pagar por uma operação dimensionada para os picos de atividade.
É isso que atrai um diretor financeiro. A gestão de custos é agora a principal preocupação interna para mais de metade dos diretores financeiros norte-americanos, e as equipas financeiras estão a ser pressionadas a adotar estruturas de custos que se adaptem à procura.
O transporte de mercadorias pode funcionar da mesma forma. Em vez de contratar pessoal sempre que o volume ultrapassar a capacidade da equipa, as remessas podem aumentar sem que o departamento tenha de crescer a par delas.
Será que tornar o frete variável o torna realmente mais barato?
Às vezes. Mas tornar o frete variável e torná-lo barato são duas coisas diferentes.
Podes subcontratar todas as remessas amanhã e obter um preço claro por remessa. Mas isso ainda não te diz quanto custa realmente o frete. Custos adicionais, demoras, serviços urgentes e falhas no serviço costumam aparecer depois de a tabela de tarifas parecer ótima.
O mesmo se aplica à capacidade. Um preço baixo por carga não serve de muito quando as propostas começam a ser rejeitadas, especialmente num mercado onde a volatilidade já faz parte do ambiente operacional.
O melhor critério é saber se o teu prestador de serviços tem algum incentivo para reduzir o teu custo total. Se eles ganharem mais quando fizeres envios mais caros, não esperes que te digam espontaneamente que três rotas devem ser consolidadas.
A variável funciona melhor quando o custo e o risco forem mais baixos estão a apontar na mesma direção.
Como é que um diretor financeiro deve avaliar as soluções de gestão de frete?
Quatro perguntas, feitas a todos os prestadores de serviços. Incluindo a gente.
1. Quanto é que estamos a pagar para sermos proprietários hoje em dia?
Reúne todos os custos com salários, licenças, assinaturas, integrações e suporte numa única página. Se um fornecedor não te conseguir ajudar a criar essa base de referência, ainda não conhece o teu negócio suficientemente bem.
2. Quanto é que o transporte de mercadorias nos custa realmente?
Deixa a tabela de tarifas de lado e reúne os dados dos últimos 12 meses relativos a custos adicionais, atrasos, reclamações, pedidos de urgência e falhas no serviço. O transporte de longa distância nunca conta toda a história.
3. O que acontece quando o volume varia?
Executa o modelo com uma redução de 25% e um aumento de 40%. Um modelo de custos variáveis deve continuar a fazer sentido quando os custos de transporte ficarem esquisitos, porque, mais cedo ou mais tarde, isso vai acontecer.
4. Quem é o responsável pelo resultado?
Conta os contratos, as faturas e os fornecedores que geres hoje. Se esses números não diminuírem, não simplificaste realmente nada.
Depois, organiza as respostas num quadro que a direção possa seguir, usando referências do setore um argumento claro sobre o retorno do investimento na externalização do transporte de mercadorias.
Se, depois disso, a opção de fazer internamente continuar a ser a melhor, então faz internamente. Faz a comparação com honestidadee deixa que sejam os números a decidir.
Como é que um prestador de serviços criado por expedidores, como a KBX, muda a equação?
A KBX Logistics™ aprendeu tudo sobre o transporte de mercadorias do ponto de vista de quem paga a conta.
Muito antes de começarmos a oferecer as nossas soluções de gestão de carga fora das nossas próprias operações, já transportávamos 8 000 cargas por dia e geríamos 2,5 mil milhões de dólares em frete anualem mais de 80 países para empresas Koch.
Tivemos de conviver com todas as más decisões de encaminhamento, todos os pedidos de urgência desnecessários e cada dólar de despesas gerais que ficou por pagar depois de o volume ter mudado.
Até hoje, essa história influencia a forma como vemos uma rede.
Se for melhor usar três faixas, nós dizemos. Se o transporte ferroviário fizer mais sentido do que o rodoviário, nós fazemos um modelo. Georgia-Pacific™ reduziu os custos de transporte em 57%ao aplicar esse tipo de análise a toda a operação.
Uma empresa de serviços criada por expedidores aborda o problema de forma diferente, porque já fomos os próprios expedidores a fazer a mesma pergunta que tu estás a fazer: pelo que é que estamos a pagar e será que ainda precisamos de ser donos de tudo isso?
Se quiseres submeter a tua própria operação de transporte a esse mesmo teste, começa por falar connosco.