A principios de este año, un vicepresidente sénior de la cadena de suministro nos explicó los contratos que su equipo tiene que gestionar solo para transportar un cargamento.
Un proveedor de TMS, un servicio de selección de transportistas, una plataforma de cargas y una suscripción a datos de tarifas, además de un puñado de cosas más que ya ni se molestaba en nombrar.
«A poco a poco», así es como lo describió, y no parecía muy contento cuando lo dijo.
Últimamente hemos oído muchas veces una versión parecida de esa historia, y seguimos pensando lo mismo. Quédate con el TMS que tienes y déjanos rodearlo.
Delega el resto de tareas a un único proveedor de logística, pero que sea estratégico; luego, haz que toda la información se incorpore al sistema con el que tu equipo ya está familiarizado, y libera a tu gente deje de estar pegado a las pestañas del navegador y vuelva a hablar por teléfono con los transportistas.
En el resto de este artículo te explico cómo funciona todo eso y cómo saber si tu proveedor de logística externo (3PL), el que tienes al otro lado de la mesa, realmente se rige por esa filosofía.
¿Tienes que cambiar tu TMS para usar un 3PL?
No, y nunca lo hiciste.
Un proveedor de transporte gestionado que sabe lo que hace y se adapta a cualquier sistema que utilices. Tus envíos siguen partiendo de tu TMS; se envían a través de EDI o API, y cada actualización de estado y cada factura aparecen en las mismas pantallas que tus planificadores ya tienen abiertas.
No se vuelve a introducir nada, y nadie se gasta ni un cuarto en reconstruir tres años de historial de tarifas en otro sitio.
Entonces, ¿por qué sigue apareciendo ese mensaje sobre la migración?
Porque le sale a cuenta al 3PL. Una vez que tus rutas y tu historial están en su software, dejar a ese proveedor suele significar empezar de cero, y un cliente que no puede marcharse tiende a dejar de negociar. Esa es una estrategia de retención, lo cual está bien, siempre y cuando todos los presentes admitan de quién estamos hablando cuando hablamos de retención.
Si el TMS funciona bien, ¿qué es lo que falla?
Todo lo que le has montado, y el hecho de que tú seas el pegamento que lo mantiene todo unido.
Así es como se va llenando el «cajón de los trastos» de la tecnología del transporte, con cada compra sensata que haces.
Añadiste una herramienta de visibilidad porque el seguimiento del TMS iba con un día de retraso. Empezaste a verificar a los transportistas después de que uno, al que le habían robado el número de MC, se llevara un cargamento y desapareciera. El análisis comparativo llegó el año en que el director financiero quiso saber por qué el transporte de mercancías había subido un 11 %.
Cada uno de ellos te resolvió un problema real el día que lo compraste.
Pero si los sumas, lo que tienes son seis cuentas de acceso que no comparten datos y un gestor de transporte que se encarga de la integración a mano. Ese eres tú, conciliando cuatro versiones de «a tiempo» cada lunes por la mañana porque tus herramientas no se ponen de acuerdo sobre qué significa la palabra «a tiempo».
¿Cuánto te está costando realmente el cajón de los trastos?
Hay dos cosas que facturas de suscripción no muestran: el dinero que pierdes en gastos de envío por culpa del fraude y las horas que pierdes cuidando de estas herramientas.
Empecemos por el fraude, ya que es el que acaba en un atestado policial. Los ladrones de mercancías se llevaron casi 725 millones de dólares en mercancías el año pasado, un 60 % más, y la estafa que más rápido está creciendo es hacerse pasar por una empresa de transporte real, con página web y número de MC incluidos.
El «cajón de los trastos» te lo pone más fácil. La verificación de datos se hace en una herramienta y la gestión de licitaciones en otra, así que la comprobación de identidad y la entrega del camión se realizan en dos sitios distintos. Los ladrones lo saben y han montado todo un negocio a partir de eso.
Las horas, sin embargo, son más difíciles de ver, así que ve a contarlas.
Elige un envío que se hiciera el martes pasado y sigue su trayectoria desde el pedido hasta la factura pagada. Cuenta todos los sistemas por los que ha pasado y todos los correos que empezaban con «¿hay alguna novedad sobre esto?». Multiplica eso por una semana de envíos.
Haz el test del martes y la respuesta es un trabajo a tiempo completo para el que tu empresa nunca contrató a nadie.
Tu equipo ya lo está haciendo de todas formas… solo que lo hacen entre las tareas para las que realmente les contrataron.
¿Qué cambia cuando un 3PL se integra en el TMS de tu transportista?
No hay mucho de tu parte. Lo que cambia es quién coge el teléfono.
Lo primero que notarás es que el teléfono suena mucho menos. Las licitaciones salen de tu TMS, pero llegan a nosotros, y nos encargamos de ellas con transportistas que hemos seleccionado cuidadosamente.
Cuando un camión no aparece a las 3 de la tarde, lo buscamos, y tu responsable de planificación se entera por una actualización de estado en lugar de por el destinatario.
Así, la reunión del lunes se acorta. Las ofertas y los valores de referencia llegan a tu TMS, junto con el transporte de vuelta que te hemos encontrado, así que la discusión se centra en un solo conjunto de cifras en lugar de cuatro.
Eso es lo que hace la «capa de orquestación»: tu TMS se encarga del día a día, y nosotros nos ocupamos de todo lo demás.
¿Podría el software hacer lo que nos corresponde? En parte, sí.
Los agentes de IA que Gartner está promocionando presentarán ofertas y volverán a hacerlo más rápido que cualquier planificador, hasta que algo sea rechazado dos veces. Entonces te quedas con una carga que nadie quiere, y para transportarla hace falta alguien que conozca lo suficiente al responsable de operaciones de la empresa de transporte como para pedirle un favor, o que sepa a qué jefe de estación llamar cuando un vagón se queda atascado.
Esa parte nunca fue software, y es la parte que nos estás pasando.
¿Cómo sabes que un 3PL no te va a hacer lo mismo?
Haz esta prueba. Haz tres preguntas antes de firmar con un proveedor de logística externo (3PL) y fíjate bien en cómo las responden.
Primero, ¿de quién es el sistema que gestiona tus cargas desde el primer día? La respuesta correcta es que es tuyo, según el contrato, y deberías hacer que te demuestren que funciona: una conexión EDI o API en tiempo real que envíe cargas reales a través de un TMS como el tuyo, con tu responsable de TI supervisándolo. Si la respuesta es «suyo», lo más probable es que estés comprando una migración con un comercial incluido.
En segundo lugar, ¿qué está incluido ahora y qué se facturará por separado en el segundo año? Si la visibilidad o la evaluación comparativa aparecen más adelante como un complemento, el cajón de los cacharros volverá con un nuevo logotipo.
En tercer lugar, ¿qué pasa con tu historial de rutas y tus datos de tarifas si te vas? Un proveedor que quiere que renueves el contrato te lo devuelve sin pensárselo dos veces. Uno que quiere retenerte se posiciona para cubrirse, y esa cobertura es precisamente tu respuesta.
Un proveedor de logística externo (3PL) con confianza se las apaña con las tres en cuestión de minutos. Los demás se ponen a hablar de su plan de acción.
¿Por qué te diría KBX Logistics que te quedes con tu TMS?
Porque fuimos transportistas durante casi un siglo antes de convertirnos en el proveedor de logística externo (3PL) de nadie, y un transportista sabe lo que vale un sistema que funciona.
KBX Logistics™ empezó como el departamento de transporte de mercancías de Georgia-Pacific, transportando más de 8.000 cargas al día con las herramientas que nosotros mismos habíamos creado. Durante la mayor parte de ese siglo, no había ningún cliente externo al que captar, así que toda la operación se diseñó para transportar la mercancía de forma eficiente.
Por eso estas tres preguntas nos resultan fáciles.
Tu TMS sigue siendo el sistema de referencia. La visibilidad, la comparación con la competencia, las licitaciones y la evaluación de los transportistas se incluyen en el mismo contrato. Los datos sobre tus rutas y tarifas siguen siendo tuyos.
Así es también como Georgia-Pacific consiguió reducir un 57 % en el transporte por cinta transportadora. Las primeras cargas de un proyecto en una fábrica de Oregón llegaron con lonas rotas y el presupuesto estaba a punto de rebasarse, así que cambiamos los camiones de plataforma por Conestogas y pusimos a un jefe de proyecto in situ. Ninguna plataforma tomó esa decisión, y el mismo equipo se encargó de que la carga de DEPCOM Power llegara a su destino a pesar del el huracán Milton.
Pues haz la prueba del martes. Si el número te preocupa, tráelo junto con el TMS que te guste y te enseñaremos qué elementos le van bien.