La tua gara d’appalto si è conclusa ad aprile, con un prezzo inferiore del 6% rispetto alle tariffe dell’anno scorso. Undici vettori, sei settimane di lavoro e il reparto finanziario ha inserito direttamente i risparmi nel piano operativo.
A giugno, la linea di trasporto merci aveva comunque superato il budget. I vettori aggiudicatari fatturavano esattamente quanto concordato, la tua verifica sulla tratta era risultata a posto, e tu eri in riunione a spiegare un superamento dei costi su una rete in cui avevi vinto ogni trattativa a cui avevi partecipato.
Concentrarsi solo sulla tariffa significa non capire dove finiscono davvero i soldi del trasporto merci. La tariffa è solo una voce della fattura, mentre i costi che erodono i margini spesso si trovano altrove: ritardi di consegna, penali per sosta prolungata, miglia a vuoto non pagate, ripesature, rispedizioni, reclami, trasporti urgenti ed errori di fatturazione che nessuno ha il tempo o le risorse per individuare e recuperare.
Allora, fai questo esercizio. Prendi tutte le fatture di una linea, 40 carichi a trimestre, e leggi oltre la voce “trasporto di linea” fino in fondo alla pagina. Quello che trovi lì sotto è la differenza tra i risparmi che hai registrato e quelli che hai effettivamente mantenuto, e puntare a quei risparmi è proprio il significato della gestione dei costi di trasporto una volta conclusa la gara d’appalto.
Perché i tuoi corrieri fanno offerte così basse
Inizia dal costo che hanno per trasportare la tua merce. Il rapporto di luglio dell’ATRIriporta ha stimato che lo scorso anno il costo medio di gestione di un camion fosse pari a 2,336 dollari al miglio, il più alto nella storia del rapporto, con tutte le voci diverse dal carburante in aumento del 4,2%.
Pedaggi, manutenzione, pneumatici e indennità per gli autisti sono tutti aumentati, mentre le tariffe sono rimaste invariate per il terzo anno di fila. Un trasportatore che accetta il tuo carico con uno sconto del 6% non ti sta facendo un favore. Sta andando a corto di soldi, e un trasportatore in difficoltà diventa molto pignolo su ogni costo accessorio o aggiuntivo che i suoi contratti e le sue tariffe gli danno diritto di riscuotere.
Quella precisione si riflette sulle tue fatture mesi dopo la conclusione della trattativa, ed è per questo che è così facile fraintendere i dati complessivi.
Quest’anno i costi logistici delle aziende statunitensi si sono attestati a 2,4 trilioni di dollari, pari a circa il 7,8% del PIL e in calo rispetto ai 2,6 trilioni di dollari, secondo il “State of Logistics Report”. I costi sono diminuiti in tutti i settori dell’economia, mentre molti spedizionieri hanno visto aumentare le proprie fatture.
Il ricevitore che è già incluso nella tua tariffa
Ogni rete ha questa struttura. Due porte di carico, una pausa pranzo e un autista che si è presentato alle 7:00 del mattino ma che non verrà chiamato prima delle 13:00. La maggior parte dei costi di fermo può essere ricondotta a una manciata di posti proprio come questo, eppure spesso finiscono per diventare una delle voci più consistenti della fattura che nessuno riesce a spiegare del tutto.
Le prime due ore sono gratis. Dopodiché, il costo va dai 50 ai 90 dollari all’ora, a seconda dell’attrezzatura. I dati della FMCSA indicano che si verifica un ritardo in circa 1 fermata su 10, con un tempo di sosta medio di 3,4 ore.
I tuoi vettori l’avevano capito già anni fa e l’hanno inserito di nascosto nella loro tariffa. Quindi stai pagando quelle ore due volte: una volta come supplemento che puoi vedere, e un’altra volta all’interno di una tariffa di trasporto principale che pensavi di aver già negoziato al ribasso.
Spesso la soluzione può essere gratuita. Ad esempio, nel caso di trasporto di sostanze chimiche e materiali pericolosi , dove le pratiche burocratiche e i protocolli del sito di solito vengono sistemati prima che il camion arrivi al cancello, un tempo di sosta di quattro ore si riduce a due, e nessuno ti addebita il tempo che non è stato sprecato.
Le miglia che hai pagato prima che si caricasse qualsiasi cosa
Se le abitudini di un destinatario possono rientrare tranquillamente nella tua tariffa, lo stesso vale per un sacco di cose successe prima ancora che la tua offerta venisse aperta. La più importante sono le miglia che il tuo corriere ha percorso a vuoto solo per raggiungere la tua banchina di carico.
Quest’anno l’ATRI ha segnalato un aumento dei viaggi a vuoto: circa 1 camion su 10 viaggia a vuoto e la capacità della flotta è diminuita del 2,4%, il calo più consistente dall’inizio della recessione del settore merci nel 2022. Nessuno ti manda una fattura per un rimorchio vuoto. Lo includono semplicemente nel preventivo.
E continua a stringersi. L’indice dei responsabili della logistica di giugno ha registrato un valore di 30,8 per la capacità di trasporto, in calo per il settimo mese di fila, mentre i prezzi dei trasporti hanno toccato quota 92,4, a pochi punti dal record di maggio.
Il che rende quest’anno un brutto momento per lasciare una lunga corsia carico completo solo perché c’è da prima che tu prendessi il lavoro. L’indice intermodale dell’IANA si è mantenuto sopra i 106 per due mesi di fila, il che fa pensare che gli spedizionieri stiano cambiando modalità piuttosto che a un semplice picco stagionale. Il divario nel primo trimestre tra il trasporto a carico completo e quello intermodale è stato inoltre il più ampio nella storia dell’indice del Journal of Commerce.
KBX Logistics™ e Georgia-Pacific™ hanno ottimizzato i percorsi seguendo quella logica e hanno risparmiato circa 4 milioni di miglia non redditizie e 615.000 galloni di gasolio.
Cosa ti sta dicendo la tua linea “Expedite”
Il costo del fermo e delle miglia a vuoto è più o meno lo stesso sia in un quartiere tranquillo che in uno malfamato. Expedite funziona in modo diverso, dato che ti addebita i costi solo dopo che si è già verificato un problema.
Immagina che sia un giovedì pomeriggio. Uno stabilimento rimane senza scorte già da lunedì e qualcuno prenota un camion al prezzo che il mercato richiede, che per le spedizioni urgenti di solito è da due a tre volte la tariffa standard. Il carico viene registrato come merce insieme a tutto il resto, e il motivo per cui è successo non viene mai messo per iscritto.
Quando arrivi al momento di pagare quel sovrapprezzo, i soldi sono già spariti. Ti ritrovi a pagare per una corsia che era fuori uso già da una settimana.
Dai a “Expedite” una riga a parte nei tuoi report: ti apparirà come un elenco delle tratte che non riescono a far fronte a una giornata storta, più i corrieri che smettono di rispondere quando il primo piano va a monte. Per quanto riguarda carichi speciali e rinfuse e delle merci specializzate , un solo componente danneggiato o una mancata conformità azzerano in un pomeriggio un anno di risparmi sulle tariffe.
La parte inferiore della fattura
Il supplemento carburante emerso dalla tua verifica è spesso l’eccezione, perché non è successo nulla di particolare perché venisse segnalato.
È stato rimosso dall’indice ad aprile e per il resto dell’anno ha continuato a emettere fatture errate su ogni carico su quella tratta. Anche le ripesature, le riclassificazioni e gli oneri accessori applicati erroneamente vengono gestiti allo stesso modo.
Quelli sono gli unici soldi in questa fattura che non dovevi affatto, fin dall’inizio, ed è proprio lì che è più difficile individuarli, perché ogni addebito, preso singolarmente, è talmente piccolo da sembrare un’inesattezza.
Se una parte delle tue merci arriva via mare, seguire questa pratica ti conviene ancora di più. Le penali per il fermo container vanno dai 150 ai 300 dollari al giorno per container e, secondo la norma di fatturazione della FMC del 2024, una fattura che arriva più di 30 giorni dopo l’addebito, o che non contiene i campi obbligatori, può essere contestata senza esitazione.
Quattro numeri che ti aiutano a individuarlo prima
Controllando a mano 40 fatture ho trovato il problema in una sola voce. Ma non è fattibile farlo con 200 fatture. Questi quattro indicatori evidenziano gli stessi problemi senza bisogno di una verifica manuale, e nessuno di essi richiede dati che non hai già a disposizione.
- I costi accessori in percentuale sul trasporto principale: monitorali per struttura anziché per vettore. Il destinatario che ti costa silenziosamente tre ore per ogni carico si distingue dagli altri nel giro di un trimestre.
- Analizza il tuo network assegnato alla ricerca di tratte a vuoto: le miglia a vuoto incidono sul tuo prezzo, che tu le misuri o meno. Il dato ti indica quali tratte sono adatte all’abbinamento del backhaul e quali sono semplicemente costose per motivi geografici.
- Reclami e richieste di urgenza in percentuale sulla spesa totale: insieme indicano quanto spesso la tua rete fallisce. Un numero in aumento significa rotte instabili e corrieri che smettono di rispondere, mesi prima che la situazione si traduca in un aumento delle tariffe.
- Puntualità e pagamento completo: quando un carico subisce un ritardo, servizio e costo diventano la stessa cosa. Ogni appuntamento mancato si traduce in una sosta, una riconsegna o una richiesta di urgenza a valle.
Tieni tutti e quattro in un posto centrale e confrontali con il contratto che hai firmato, invece di basarti su quello che ricordi dell’ultimo trimestre.
Un tempo era KBX a pagare questa fattura
Per anni, le fatture di trasporto della Georgia-Pacific sono arrivate alla KBX Logistics. Un destinatario che non riusciva a far partire i camion prima dell’una, un lungo tragitto bloccato a causa di un carico completo perché nessuno ci era tornato sopra, un sovrapprezzo che da primavera era stato silenziosamente escluso dall’indice. Tutto questo ha pesato sul nostro conto economico, quindi abbiamo creato la divisione trasporti proprio per individuare questi problemi a monte, invece di scoprirli solo durante una verifica.
È ancora così oggi. La gestione delle spedizioni tramite KBX mette il team al centro della pagina invece che in cima; così l’appuntamento viene confermato prima che il camion arrivi; il viaggio di ritorno viene abbinato alle tratte su cui Koch Freight opera già; e le spese accessorie compaiono su KBX Track™ con sufficiente anticipo perché qualcuno possa ancora occuparsene.
Georgia-Pacific ha registrato una riduzione del 57% dei costi di trasporto grazie a un progetto di ammodernamento degli impianti, una volta che questo livello di attenzione è stato esteso al programma di gestione delle spedizioni. La riduzione è stata ottenuta attraverso la scelta dei rimorchi, le procedure di carico e il coordinamento. Nessuno ha rinegoziato le tariffe.
Mandaci un modello O/D e il team KBX ti mostrerà dove si trova il tuo backhaul. Questa è la prima cosa da fare. Parlaci del resto del disegno di legge.