Tu licitación se cerró en abril, un 6 % por debajo de las tarifas del año pasado. Once transportistas, seis semanas de trabajo, y el departamento de finanzas incorporó directamente el ahorro al plan operativo.
En junio, la línea de transporte de mercancías ya se había pasado del presupuesto de todas formas. Las empresas de transporte seleccionadas facturaban exactamente lo que habían acordado, la revisión de tu ruta no había dado ningún problema y tú estabas en una reunión explicando un sobrecoste en una red en la que habías ganado todas las negociaciones en las que te habías metido.
Si te fijas solo en la tarifa, no ves dónde se gasta realmente el dinero del transporte. La tarifa es solo una partida más de la factura, mientras que los costes que merman los márgenes suelen estar en otros sitios: retenciones, demoras, millas en vacío no pagadas, repesajes, reenvíos, reclamaciones, envíos urgentes y errores en las facturas que nadie tiene tiempo ni recursos para detectar y recuperar.
Pues haz el ejercicio. Coge todas las facturas de una ruta, 40 cargas por trimestre, y lee más allá del transporte de larga distancia hasta el final de la página. Lo que hay ahí abajo es la diferencia entre el ahorro que registraste y el que realmente te quedaste, y ir a por ese ahorro es precisamente lo que significa gestionar los costes de transporte una vez finalizada la licitación.
¿Por qué tus transportistas ofrecen precios tan bajos?
Empieza por lo que les cuesta transportar tu carga. Informe de julio de ATRIrt situaba el coste medio de explotación de un camión en 2,336 dólares por milla el año pasado, la cifra más alta en la historia del informe, con un aumento del 4,2 % en todos los gastos excepto el combustible.
Los peajes, el mantenimiento, los neumáticos y las prestaciones para los conductores han subido, mientras que las tarifas se han mantenido sin cambios por tercer año consecutivo. Una empresa de transporte que te cobra un 6 % menos por tu carga no te está haciendo ningún favor. Está al límite, y una empresa así se vuelve muy exigente con cada coste accesorio o adicional que sus contratos y tarifas le permiten cobrar.
Esa precisión se refleja en tus facturas meses después de que haya terminado la negociación, y por eso es tan fácil malinterpretar las cifras generales.
Los costes logísticos de las empresas estadounidenses han ascendido este año a 2,4 billones de dólares, lo que supone alrededor del 7,8 % del PIB y supone un descenso respecto a los 2,6 billones de dólares, según el Informe sobre el estado de la logística. Los costes bajaron en toda la economía, aunque muchos transportistas vieron cómo sus propias facturas subían.
El receptor que ya está incluido en tu tarifa
Todas las redes tienen esa instalación. Dos puertas de muelle, una pausa para comer y un conductor que se ha registrado a las 7:00 de la mañana y al que no le llaman hasta después de la 1:00 de la tarde. La mayoría de los costes por demora se pueden atribuir a un puñado de lugares como ese, pero a menudo acaban siendo una de las partidas más grandes de la factura que nadie puede explicar del todo.
Las dos primeras horas son gratis. A partir de ahí, te cobran entre 50 y 90 dólares la hora, dependiendo del equipo. Los datos de la FMCSA indican que se produce una retención aproximadamente en 1 de cada 10 paradas, con un tiempo de espera medio de 3,4 horas.
Tus transportistas ya se dieron cuenta de eso hace años y lo incluyeron discretamente en sus tarifas. Así que estás pagando esas horas dos veces: una vez en un recargo que puedes ver, y otra dentro de un transporte de larga distancia que creías haber negociado a la baja.
A veces, la solución puede ser gratis. Por ejemplo, con el transporte de productos químicos y mercancías peligrosas , donde los trámites y los protocolos del recinto suelen estar listos antes de que el camión llegue a la entrada, un tiempo de espera de cuatro horas se reduce a dos, y nadie te cobra por el tiempo que nadie ha perdido.
Las millas que pagaste antes de que se cargara nada
Si los hábitos de un destinatario pueden pasar desapercibidos dentro de tu tarifa, lo mismo ocurre con muchas cosas que sucedieron antes incluso de que se abriera tu oferta. La más importante son las millas que tu transportista ha recorrido en vacío solo para llegar a tu muelle.
ATRI ha señalado un aumento de los viajes en vacío este año, con aproximadamente 1 camión de cada 10 sin carga, y una reducción del 2,4 % en la capacidad de la flota, lo que supone la mayor caída desde que empezó la recesión del transporte de mercancías en 2022. Nadie te manda una factura por un remolque vacío. Simplemente lo incluyen en el presupuesto.
Y sigue endureciéndose. El Índice de Directores de Logística de junio situó la capacidad de transporte en 30,8, lo que supone una contracción por séptimo mes consecutivo, mientras que los precios del transporte alcanzaron los 92,4, a solo unos puntos del récord de mayo.
Lo que hace que este sea un mal año para dejar un carril largo en el transporte de carga completa solo porque ya estaba ahí desde antes de que empezaras en el trabajo. El índice intermodal de la IANA se ha mantenido por encima de 106 durante dos meses seguidos, lo que indica que los transportistas están cambiando de modo de transporte, en lugar de ser un repunte estacional. La diferencia del primer trimestre entre el transporte por camión y las tarifas intermodales también fue el más amplio de la historia del índice del Journal of Commerce.
KBX Logistics™ y Georgia-Pacific™ aplicaron esa lógica a la planificación de rutas y lograron reducir unas 4 millones de millas no rentables y 615 000 galones de gasóleo.
Lo que te dice tu línea de expedición
La retención y las millas en vacío te salen más o menos igual de caras en un barrio tranquilo que en uno peligroso. Expedite funciona de otra manera, ya que solo te cobra cuando ya ha pasado algo malo.
Imagina que es jueves por la tarde. A una planta se le acaba el material el lunes y alguien contrata un camión al precio que pida el mercado, lo que, en el caso del transporte urgente, suele suponer entre dos y tres veces la tarifa estándar. La carga se registra como cualquier otra, y el motivo por el que se ha hecho así nunca queda por escrito.
Para cuando pagas esa prima, el dinero ya se ha esfumado. Estás pagando por una vía que ya se había estropeado una semana antes.
Dale a «Expedite» su propia fila en tus informes, y verás una lista de las rutas que no pueden permitirse un mal día, además de los transportistas que dejan de contestar cuando el primer plan se va al traste. En carga de proyectos y a la carga a granel y especializada , un solo componente dañado o un incumplimiento normativo acaba con un año de ahorro en tarifas en una sola tarde.
La mitad inferior de la factura
El recargo por combustible que sale en tu auditoría suele ser el que se sale de la tónica, porque no ha tenido que pasar nada malo para que aparezca.
Se salió del índice allá por abril y siguió facturando mal cada envío de esa ruta durante el resto del año. Los repesajes, las reclasificaciones y los recargos aplicados erróneamente se resuelven de la misma manera.
Esa es la única cantidad de este recibo que nunca debiste desde el principio, y es la más difícil de detectar, porque cada cargo por sí solo es tan pequeño que parece una bagatela.
Si parte de tu mercancía llega por mar, seguir esta misma práctica te sale aún más a cuenta. Las demoras de descarga cuestan entre 150 y 300 dólares por contenedor al día, y según la norma de facturación de la FMC para 2024, una factura que llegue más de 30 días después de que se haya aplicado el cargo, o que no incluya los campos obligatorios, puede ser impugnada directamente.
Cuatro cifras que te ayudan a detectarlo antes
Al revisar 40 facturas a mano, encontramos el dinero en una de las vías. Eso no es escalable a 200 facturas. Estas cuatro métricas ponen de manifiesto los mismos problemas sin necesidad de una auditoría manual, y ninguna de ellas requiere datos que no tengas ya a tu disposición.
- Los costes adicionales como porcentaje del transporte de larga distancia: haz un seguimiento por centro en lugar de por transportista. Ese destinatario que, sin que te des cuenta, te está costando tres horas por carga, se destaca del resto en tan solo un trimestre.
- Aprovecha al máximo tu red adjudicada: las millas en vacío se reflejan en tu tarifa, las midas o no. Esa cifra te indica qué rutas son candidatas para el emparejamiento de viajes de vuelta y cuáles son simplemente caras por su ubicación geográfica.
- Reclamaciones y pedidos urgentes como porcentaje del gasto total: juntos miden la frecuencia con la que falla tu red. Si la cifra va en aumento, significa que las rutas son inestables y que los transportistas dejan de responder, meses antes de que nada de esto se traduzca en un aumento de tarifas.
- A tiempo y al completo: el servicio y el coste se miden con el mismo baremo en cuanto una carga se retrasa. Cada cita perdida se convierte en una retención, un reenvío o una urgencia en algún punto posterior de la cadena.
Guárdalas las cuatro en un lugar céntrico y compáralos con el contrato que firmaste, en lugar de basarte en lo que recuerdas del último trimestre.
Antes era KBX quien pagaba esta factura
Durante años, las facturas de transporte de Georgia-Pacific llegaban a KBX Logistics. Un destinatario que no podía dar la vuelta a los camiones antes de la 1, un tramo largo con la carga a la espera porque nadie lo revisaba, un recargo que se había salido del índice sin que nadie se diera cuenta desde la primavera. Todo eso afectaba a nuestra propia cuenta de resultados, así que creamos la división de transporte para detectar esas cosas desde el principio, en lugar de descubrirlas en una auditoría.
Ese sigue siendo el modelo hoy en día. El transporte gestionado a través de KBX hace que el equipo se centre en el conjunto del proceso en lugar de solo en la primera línea; así, la cita queda confirmada antes de que llegue el camión; el viaje de vuelta se coordina con las rutas por las que ya circula Koch Freight; y los gastos adicionales aparecen en KBX Track™ con suficiente antelación para que alguien pueda ocuparse de ellos.
Georgia-Pacific registró una reducción del 57 % en los costes de transporte en un proyecto de modernización de sus instalaciones, una vez que se prestó esta atención a su programa de gestión de transporte. La reducción se logró gracias a la selección de los remolques, las prácticas de carga y la coordinación. Nadie renegoció ninguna tarifa.
Envíanos un patrón O/D y el equipo de KBX te mostrará dónde está tu backhaul. Esa es la primera conversación. Háblanos del resto del proyecto de ley.