La primera señal de alerta no suele parecer una señal de alerta.
Un transportista rechaza una ruta que aceptó el mes pasado. Llega un sustituto con una tarifa muy alta. Un agente se encarga de la carga, pero la tarifa hace que todo el mundo se estremezca. El cliente nunca se entera del lío, así que el día se marca como resuelto.
Y entonces vuelve a pasar.
Así es como los transportistas del segmento medio pierden carga. No de golpe, ni porque el equipo no se esfuerce. Ocurre cuando la cobertura depende de demasiados favores, demasiadas llamadas y de la memoria de la gente que sabe qué transportista podría seguir respondiendo.
Un mercado flojo hacía que fuera más fácil de llevar. Normalmente siempre había otro camión por ahí. Pero ahora las cosas son diferentes. Las tarifas han subido, las empresas de transporte siguen cerrando y las mismas rutas que antes se hacían sin problemas pueden empezar a restarte tiempo, margen y calidad de servicio.
La solución es dejar de gestionar el transporte de mercancías como si fuera un lío y empezar a gestionarlo como una operación. Una operación diseñada para evitar que surjan problemas, en lugar de tener que solucionarlos a toda prisa. Esto afecta a todo lo relacionado con la gestión del transporte de mercancías: cómo organizas la capacidad, cuánto pagas, en quién confías para una carga, cómo cubres un modo de transporte que se satura y si ves venir los problemas o te enteras por un cliente enfadado.
1. La capacidad que tienes prevista
Empieza por la capacidad, porque la mayoría de los incendios en el transporte de mercancías se inician antes incluso de que se entregue la carga.
Una guía de rutas puede parecer muy sólida en una hoja de cálculo. Transportista uno, transportista dos, transportista tres, todos ordenados por tarifa y preferencia. Pero la guía solo funciona cuando esos transportistas siguen queriendo la carga al precio que aceptaron en su momento. Cuando había camiones por todas partes, esa suposición se cumplía. Normalmente, alguien más abajo en la lista acababa diciendo que sí.
Ahora, tus mejores transportistas tienen opciones. Pueden rechazar tu oferta por un envío puntual que pague más, y el encargo acaba en manos de quien quede. Quizá al final se cubra, pero la ruta se acaba de encarecer y se ha vuelto menos predecible.
Este invierno, el porcentaje de licitaciones rechazadas rondó el 13 %, la cifra más alta en años. Añadir más nombres a la guía no resuelve eso. Lo importante es saber qué rutas son las más relevantes, qué transportistas están realmente comprometidos y dónde hay que asegurar la capacidad antes de que la carga salga al mercado.
2. El coste que no ves hasta que se extiende
En cuanto empiezas a ir ajustando la capacidad carga a carga, se hace más difícil confiar en el coste.
La prima al contado es lo más fácil de ver. Si un transportista se retira, el equipo tiene que pagar y la ruta se ve afectada. Pero la mayor pérdida suele estar oculta en todas las complicaciones que surgen con la carga. Si un conductor se queda esperando más allá del plazo gratuito, empieza a acumularse el tiempo de demora. Puede que aparezca como un recargo. Quizá te la cobren más tarde a una tarifa más alta. O tal vez ese transportista simplemente deje de tratar tu carga como una prioridad.
De todas formas, es aquí donde la extinción de incendios se vuelve cara. El tiempo medio de espera en el muelle ahora ronda la hora y 38 minutos, apenas por debajo del umbral a partir del cual se aplican las penalizaciones por demora, y la mercancía refrigerada suele tardar aún más. Si a eso le sumas los envíos urgentes, las recuperaciones por entregas fallidas y los costes operativos récord que los transportistas ya están incorporando a las tarifas, el coste real de una ruta no siempre aparece en la factura.
Solo lo ves claro cuando se fijan las tarifas de transporte en toda la red, y no cuando se va arreglando carga por carga.
3. Operadores en los que puedes confiar
Y luego está la cuestión de a quién le estás entregando realmente la mercancía.
Antes, para evaluar a un transportista, bastaba con la palabra de un comercial: «Ya he trabajado con ellos antes, van bien». Eso valía cuando lo peor que podía pasar era un retraso en la entrega. Pero últimamente, ya no es suficiente por dos razones.
Lo primero es el fraude. El robo ya es un negocio organizado, y los delincuentes se hacen pasar por transportistas de verdad para llevarse cargamentos enteros. El valor medio de los robos de carga ha alcanzado este año los 341 000 dólares, lo que supone un aumento de más del 1.500 % desde 2021. Ningún «instinto de agente» te avisa de que un número de MC está clonado.
Lo segundo es la ley: en mayo, el Tribunal Supremo dictaminó que se puede demandar a un agente de transporte por entregar la mercancía a un transportista que no cumpla con las normas de seguridad, y que esa responsabilidad recae también sobre el expedidor que lo haya elegido.
Entre el fraude y la responsabilidad, ya no puedes elegir transportista con solo un apretón de manos. Tiene que ser un proceso de verdad, que se haga igual en cada envío, con un registro de quién ha sido elegido y por qué, para que un transportista poco fiable sea detectado antes de que toque tu mercancía.
4. Una copia de seguridad para cada modo
El cuarto incendio es ese que todo el mundo jura que tiene controlado hasta que un carril de camiones se sale de la carretera.
El Plan A parece bastante sencillo: presentas la oferta en la guía de rutas, vas tachando la lista y consigues que recojan la mercancía. Pero entonces pasa el primer transportista, el de reserva dice que será mañana, el agente puede encargarse de ello por una cantidad que nadie había presupuestado y, de repente, el Plan B es lo que te ofrezca el mercado al contado antes de que se cierre el plazo de recogida.
Es una situación complicada para tomar decisiones.
Puede que algunas de esas cargas ya tuvieran otras rutas desde el principio. El transporte intermodal podría funcionar. El ferrocarril podría funcionar. El transporte de carga parcial (LTL), la distribución en grupo o un agente de transporte podrían aliviar la presión en esa ruta. Pero esas opciones solo sirven si se planifican antes de que se produzca el fallo. Alguien tiene que saber qué cargas son flexibles, qué cambios en el servicio conlleva el cambio y quién puede realmente encargarse de ello.
Si no, el Plan A fracasa, el Plan B se echa atrás y el mercado al contado se queda con tu margen.
5. Los problemas que ves venir
Por muy bueno que sea un plan de contingencia, llega tarde si nadie se da cuenta de que se va a producir el fallo.
Un contenedor se queda en el puerto hasta el lunes, y luego hasta el martes. La cita de entrega empieza a retrasarse. El tiempo de permanencia se acerca poco a poco al límite en el que se cobra un recargo, pero la información está escondida en un portal, en un hilo de correo o en el informe de ayer. Nada parece urgente hasta que el cliente llama y pregunta dónde está la mercancía.
Para entonces, ya estás pagando el retraso por partida doble: una vez en forma de costes de recuperación y otra vez en forma de confianza. Ya no te sirve de nada esa cita barata. Ya no te sirve de nada esa opción de transportista más fácil. Tu equipo ahora está explicando un problema del que debería haberse hecho cargo antes.
Aquí es donde la visibilidad tiene que ganarse su lugar. No puede ser otra pantalla más que alguien echa un vistazo entre reunión y reunión. Tiene que mostrarte la señal adecuada mientras aún hay tiempo para actuar: un aumento del tiempo de permanencia, una cita que se está retrasando, un retraso en el puerto que empieza a poner en peligro el pedido.
La victoria no es una solución de última hora. Es tomar la decisión con suficiente antelación para que el cliente ni siquiera tenga que tomarla.
El modelo operativo de KBX
Esos cinco incidentes apuntan todos al mismo problema: el transporte de mercancías no puede funcionar como una sucesión de soluciones provisionales y excepciones. La capacidad, el coste, el riesgo del transportista, la elección del modo de transporte y la visibilidad tienen que funcionar en conjunto; si no, los mismos problemas seguirán apareciendo con un número de carga diferente.
Para eso está diseñado nuestro modelo operativo en KBX Logistics. Lo desarrollamos dentro de una de las mayores empresas privadas de transporte de Norteamérica, gestionamos nuestro propio transporte a través de él durante años y, después, lo abrimos a otras empresas de transporte que necesitaban más control sin tener que montar una organización de transporte a gran escala desde cero.
Todo se reduce a unas cuantas piezas que encajan entre sí:
1. Planificación y diseño de redes
Antes de que salga un envío, analizamos tus rutas, volúmenes y fluctuaciones estacionales, y elaboramos un plan. Los camiones de tus rutas principales se preparan con antelación, y el mercado al contado se convierte en una herramienta a la que recurrimos de forma estratégica.
2. Verificación documentada de los transportistas
Cada envío se realiza con un transportista que ya hemos evaluado y al que seguimos revisando constantemente con datos en tiempo real sobre seguridad y fraude, con un registro de quién ha sido seleccionado y por qué. Es un programa de transportistas de confianza programa de transportistas que un equipo que lucha contra incendios nunca tiene tiempo de crear.
3. Ejecución multimodal
Carga completa, ferrocarril e intermodal, LTL, transporte internacionaly carga a granel y especializada se gestionan todas a través de un mismo equipo y bajo un mismo plan. Cuando una ruta se satura o un medio de transporte se encarece, buscamos otra ruta para la carga antes de que se atasque.
4. Visibilidad en tiempo real
KBX Track™ realiza un seguimiento de cada envío gracias a la integración directa con los transportistas, con paneles de control y alertas que detectan cualquier incidencia cuando aún es menor. Te avisamos de cualquier retraso, junto con un plan de acción, antes de que tu cliente te llame por teléfono.
5. Optimización continua
Analizamos los datos de tu carga para encontrar formas de ahorrar que un equipo interno muy ocupado no puede abordar: viajes de vuelta, consolidación y elecciones más inteligentes del modo de transporte. Con el tiempo, eso reduce tu coste total de propiedad en toda la red.
¿Qué ha sustituido al Rolodex?
El teléfono sigue siendo imprescindible en el transporte de mercancías. Lo mismo ocurre con la guía de rutas. Y también con las relaciones con los transportistas que tu equipo ha tardado años en forjar. Pero cuando las mismas rutas siguen fallando, esas herramientas te están diciendo algo: la operación necesita más estructura que otra solución de última hora.
KBX se creó en medio de esa realidad. Antes de encargarnos de la gestión de la carga para transportistas externos, gestionábamos redes complejas para uno de los mayores transportistas privados de Norteamérica en carga de proyectos, a granel, de materiales peligrosos, por ferrocarril y especializada. Conocemos bien esa presión porque nosotros mismos hemos tenido que lidiar con los fallos en el servicio, las fluctuaciones de costes, la falta de transportistas y el trabajo de recuperación.
Una guía de rutas tranquila es una advertencia útil. KBX te ayuda a convertirla en un modelo operativo mejor: la capacidad se prepara con más antelación, se evalúa más a fondo a los transportistas, los medios de transporte están listos antes de que se forme el lío y tienes una visibilidad que le da tiempo a tu equipo para actuar.
Ven a hablar con nosotros sobre tu red, y te enseñaremos cómo dejar de apagar incendios y empezar a transportar mercancías.